事業(yè)單位怎么做好公務(wù)車管理系統(tǒng)

   
 1.紙質(zhì)化管理效率低

 

傳統(tǒng)的公務(wù)車用車模式出行前需先填寫“派車申請(qǐng)單”，逐級(jí)進(jìn)行審批簽字，涉及到的流程都需要人工記錄。這種紙質(zhì)化的辦公流程效率低、流程慢，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)也成為了大難題，造成了人力和時(shí)間成本的浪費(fèi)。

 

2.用車秩序難維持

 

有些單位車多人多，用車頻率較高且用車時(shí)間易沖突，并且企業(yè)也沒有按照部門的需求而定制車輛使用數(shù)量，導(dǎo)致一些部門用車緊張，一些部門用車出現(xiàn)份額太多，每一輛車的任務(wù)無(wú)法平均分配，嚴(yán)重浪費(fèi)公車資源，大大增加了運(yùn)營(yíng)成本和財(cái)政負(fù)擔(dān)。

 

3.用車費(fèi)用報(bào)銷不規(guī)范

 

公務(wù)車由于企業(yè)在流程上無(wú)統(tǒng)一制度，往往導(dǎo)致員工墊付的金額無(wú)法及時(shí)報(bào)銷或準(zhǔn)確報(bào)銷，會(huì)影響員工的工作積極性，對(duì)以后的工作開展順利影響很大。不具備規(guī)定統(tǒng)一的報(bào)銷流程使得公務(wù)報(bào)銷補(bǔ)貼和使用范圍難以界定。

 

4.公車私用難管控

 

公車私用，有些人利用職權(quán)我行我素私用公務(wù)車，甚至利用手中的權(quán)利占用公務(wù)車的資源，當(dāng)做自己出行的工具。公務(wù)車到底是公用還是私用？

 

5.用車監(jiān)管監(jiān)督不到位

 

傳統(tǒng)的車輛管理模式，無(wú)法實(shí)時(shí)掌握車輛動(dòng)態(tài)，缺乏科學(xué)的調(diào)度措施，也沒有實(shí)時(shí)的監(jiān)控平臺(tái)進(jìn)行數(shù)據(jù)的跟蹤記錄。無(wú)法確認(rèn)車輛位置，車輛軌跡和里程不清楚，車輛信息也一概不知。

 

 

 

二、方案

 

企事業(yè)單位公務(wù)用車管理如何實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)控制、按需配給、單位所有呢？如何實(shí)現(xiàn)單位公務(wù)車扁平化管理，提高車輛的使用效率，降低用車費(fèi)用。

 

針對(duì)這種狀況，樂享其約提出提出公務(wù)車信息化管理理念，通過信息化手段解決將車輛在集中管理過程中遇到的調(diào)度復(fù)雜、流程長(zhǎng)、費(fèi)用高、運(yùn)行統(tǒng)計(jì)繁瑣等方面的問題，打破各單位車輛獨(dú)立運(yùn)行的壁壘，實(shí)現(xiàn)公務(wù)車輛資源共享與管理，達(dá)到節(jié)約用車、用車、費(fèi)用管控的目的。

 

單位運(yùn)用公務(wù)車預(yù)約管理系統(tǒng)可以強(qiáng)化公務(wù)車的管理。因而員工在用車的時(shí)分不能像以前那樣隨意，而是依據(jù)需求提出用車預(yù)定申請(qǐng)，所以員工在有用車需求的時(shí)分一定要提早制定方案，以免耽擱工作。

 

 

 

三、系統(tǒng)使用流程

 

1、用車人提交車輛的預(yù)定申請(qǐng)

 

員工需求用車的時(shí)分，提早經(jīng)過公眾號(hào)、企業(yè)微信、小程序公務(wù)車管理系統(tǒng)，然后運(yùn)用本人的賬號(hào)提交車輛運(yùn)用預(yù)定申請(qǐng)。要在申請(qǐng)中寫明用車事項(xiàng)、人員數(shù)量以及姓名以及用車時(shí)間等信息，預(yù)定申請(qǐng)?zhí)峤灰院蟮群蚺鷱?fù)。

 

2、管理人核實(shí)檢查后線上批準(zhǔn)

 

車輛管理人員經(jīng)過公務(wù)車預(yù)約管理系統(tǒng)接納到員工的預(yù)定申請(qǐng)信息之后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行檢查核實(shí)，確認(rèn)無(wú)誤之后依據(jù)實(shí)際情況來(lái)進(jìn)行合理的車輛調(diào)度。

 

3、派車信息雙向通知

 

經(jīng)過公務(wù)車預(yù)約管理系統(tǒng)查看車輛的情況之后，車輛管理人員依據(jù)狀況指派車輛以及對(duì)應(yīng)的司機(jī)人員。并將用車需求經(jīng)過短信或者微信的方式發(fā)送給司機(jī)，包括用車人員名單和時(shí)間、用車地點(diǎn)以及送達(dá)目的和行程布置等事項(xiàng)，司機(jī)收到派車單后將確認(rèn)信息反應(yīng)給管理人員，管理人員再經(jīng)過短信將車輛號(hào)牌、司機(jī)姓名以及估計(jì)抵達(dá)時(shí)間通知給預(yù)定員工。

 

4，無(wú)司機(jī)，使用者駕駛

 

經(jīng)過公務(wù)車預(yù)約管理系統(tǒng)查看車輛的情況之后，車輛管理人員依據(jù)狀況指派車輛，由員工自己駕駛。

 

5，實(shí)時(shí)看板，信息對(duì)稱

 

通過“車輛排班”和“預(yù)約看板”功能可以查看每輛車的實(shí)時(shí)狀態(tài)，管理端可查看每個(gè)時(shí)間段車輛的預(yù)約情況，如用車人、目的地、當(dāng)前任務(wù)等信息。防止申請(qǐng)車輛發(fā)生沖突情況的發(fā)生。

 

6，電子版存檔，隨時(shí)導(dǎo)出：?jiǎn)螕?jù)存檔保存，隨時(shí)可查詢，保證公務(wù)用車規(guī)范。

 

 

  經(jīng)過運(yùn)用高質(zhì)量的公務(wù)車預(yù)約管理系統(tǒng)就可以增強(qiáng)用車管理，防止呈現(xiàn)員工應(yīng)用公務(wù)車辦理私人事務(wù)的現(xiàn)象，從而可以有效進(jìn)步公務(wù)車的應(yīng)用，降低公務(wù)車在運(yùn)用過程中的各種費(fèi)用耗費(fèi)，起到儉省費(fèi)用的目的。



 

 

 

2從數(shù)據(jù)到數(shù)字化

 

如何管理好車隊(duì)和司機(jī)呢？盡管許多物流企業(yè)都采用了智能硬件、軟件系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)車隊(duì)數(shù)字化管理，但實(shí)際上大部分車隊(duì)管理者還不太會(huì)利用采集到的有效數(shù)據(jù)進(jìn)行車隊(duì)問題分析。因此，管理者需要跳出數(shù)據(jù)收集、統(tǒng)計(jì)、展示的內(nèi)卷，學(xué)會(huì)利用數(shù)據(jù)來(lái)掌握車輛全生命周期，找出車隊(duì)運(yùn)營(yíng)成本無(wú)法降低的原因。

 

3車輛運(yùn)營(yíng)與司機(jī)管理

 

如何管理好車隊(duì)和司機(jī)，法寶在這

對(duì)于自有車隊(duì)的物流企業(yè)來(lái)說(shuō)，為實(shí)現(xiàn)運(yùn)營(yíng)，管理者還需對(duì)車輛安全、健康、油耗進(jìn)行深度分析，確保人員安全、運(yùn)輸效率、交付質(zhì)量，及時(shí)進(jìn)行車輛保養(yǎng)，核算車隊(duì)管理成本盈虧。同時(shí)，保持與司機(jī)的經(jīng)常性交流，解決司機(jī)實(shí)際工作中的難題，定期進(jìn)行技能考核與培訓(xùn)，不斷強(qiáng)化其專業(yè)能力。